Trong vài năm gần đây, việc chuyển đổi số hay số hóa doanh nghiệp được nhắc đến liên tục trong các hội nghị cấp cao, các hội thảo, và trên các phương tiện truyền thông. Đặc biệt trong giai đoạn khó khăn chung của nền kinh tế do tình hình Covid 19 diễn biến phức tạp, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đã bắt đầu phải tìm hiểu và dấn thân và cuộc chơi chuyển đổi số, để trụ vững và tạo lợi thế cạnh tranh.
Trong tính hình đó, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang loay hoay tìm hướng đi mà không biết phải bắt đầu từ đâu và phải chuyển đổi số như thế nào. Thậm chí, có những doanh nghiệp vẫn còn hoài nghi về sự cần thiết của vấn đề chuyển đổi số và việc số hóa doanh nghiệp. Có phải đó chỉ là chạy theo phong trào?
Bài viết này mong rằng có thể đưa ra một góc nhìn mới, phần nào trả lời được những câu hỏi của các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp SMEs.
Chuyển đổi số là gì? Lợi ích của chuyến đổi số
Chuyển đổi số (Digital Transformation) có thể được hiểu là là quá trình sử dụng dữ liệu và các công nghệ số để thay đổi phương thức, hình thức kinh doanh, từ đó tạo ra những cơ hội và giá trị mới cho doanh nghiệp. Các công nghệ thường được sử dụng trong mô hình số hóa doanh nghiệp hiện nay có thể kể đến: dữ liệu lớn (Big Data), trí tuệ nhân tạo AI (Artificial Intelligence), điện toán đám mây (Cloud Computing), hỗ trợ di động, công nghệ chuỗi khối (Blockchain) và Internet vạn vật (IoT).
Trên thực tế, chuyển đổi số đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, trong đó những lợi ích dễ dàng nhận biết nhất bao gồm: giảm chi phí vận hành, tối ưu hóa hệ thống quản lý và hiệu quả làm việc của nhân viên, tăng khả năng tiếp cận và khai thác khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng… từ đó, làm tăng lợi nhuận, nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp.
Với những lợi ích lớn mà nó đem lại, chuyển đổi số sẽ mà một xu thế không thể đảo ngược của các doanh nghiệp Việt Nam và thế giới. Theo dự báo của hãng phân tích IDC (2020), nền kinh tế vẫn sẽ có những bước tiến mạnh mẽ và hướng tới số hóa toàn diện với 65% GDP toàn cầu được số hóa vào năm 2022. Đồng thời, thúc đẩy hơn 6,8 nghìn tỷ đô la đầu tư trực tiếp vào chuyển đổi số trong 3 năm từ 2020 đến 2023. Dự báo đến năm 2023, 75% tổ chức trên thế giới sẽ có lộ trình thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số toàn diện và đem lại một cuộc cách mạng toàn diện trên tất cả các mặt của kinh tế, xã hội.
Vậy muốn tiến hành chuyển đổi số, doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Cần chú ý những điểm gì và đi theo lộ trình như thế nào?
5 yếu tố then chốt để đảm bảo thành công chuyển đối số doanh nghiệp
1. Thiết lập chiến lược và văn hoá dài hạn
Về bản chất, công nghệ cũng chỉ là một công cụ và bản thân việc áp dụng công nghệ chẳng thể đảm bảo được kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Sự thành công của chuyển đổi số phải nằm ở trong tư duy, trong cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ. Một công ty mà nhân viên không có tư duy số hóa, văn hóa không nuôi dưỡng sự đổi mới, thì đừng mong có một công nghệ nào có thể cứu sống được doanh nghiệp.
Chuyển đổi số không chỉ là hoạt động nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất, tạo lợi nhuận mà hơn hết, nó phải nằm trong chính nền tảng văn hóa của một doanh nghiệp. Và văn hóa đó, phải được xây dựng và thực hành trong một chiến lược kinh doanh lâu dài và kiên định.
2. Gắn kết và tối ưu hoá trải nghiệm khách hàng
“86% người mua sẽ chi trả nhiều hơn cho 1 trải nghiệm khách hàng tốt, nhưng chỉ 1% khách hàng cảm thấy rằng các nhà cung cấp đáp ứng được sự kỳ vọng của họ.”
Khi mà công nghệ ngày càng phát triển và người tiêu dùng giờ đây đang sống trong một thế giới phẳng, một tập đoàn đa quốc gia hay một công ty khởi nghiệp nhỏ cũng đều có cơ hội công bằng. Chính vì vậy, trải nghiệm dịch vụ và sự gắn kết của khách hàng với nhãn hàng, cũng như khả năng chủ động trong việc tiếp cận thông tin sẽ là yếu tố quan trọng trong quyết định mua hàng.
Những công nghệ số đang được ứng dụng để nâng cao trải nghiệm khách hàng có thể kể đến chatbot ứng dụng công nghệ AI. Một trong những sản phẩm phần mềm của Việt Nam hỗ trợ công nghệ này là emTeller, phần mềm có thể tích hợp một cách hoàn hảo với website và các nền tảng mạng xã hội để giúp trả lời những thắc mắc một cách tự động và thu tập thông tin khách hàng.
Phần mềm chatbot chăm sóc khách hàng tự động emTeller
3. Xây dựng kế hoạch,tiến hành từng bước, cải tiến không ngừng
Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất truyền thống thường gặp rất nhiều khó khăn trong chuyển đổi số, không biết phải bắt đầu từ đâu và thay đổi diều gì trong một bộ máy đang được vận hành nhịp nhàng của công ty. Chính vì vậy, họ thường mắc phải sai lầm khi vội vã sử dụng những mô hình sẵn có để áp dụng vào doanh nghiệp mình, mong đem lại hiệu quả tức thì.
Mô hình chuyển đổi số thành công với công ty này chưa chắc đã thành công với công ty khác. Thêm vào đó, không phải tất cả mọi vấn đề của doanh nghiệp đều cần phải được số hóa. Nếu quá tham lam, nóng vội khi áp dụng CNTT, doanh nghiệp sẽ dễ bị sa đà, không có đủ nguồn lực và thời gian để giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng một lộ trình chuyển đổi số và tiến hành bài bản từng bước, tránh vội vã chạy theo số đông và phải luôn sẵn sàng thay đổi theo thực tiễn kinh doanh. Văn hóa doanh nghiệp, quy trình làm việc, phương thức quản lý thậm chí khách hàng mục tiêu khác nhau sẽ là những biến số không thể bỏ qua khi doanh nghiệp cân nhắc ứng dụng công nghệ thông tin. Mỗi dự án đầu tư kỹ thuật số cần phải tính trước tỷ suất hoàn vốn (ROI) trước khi thực hiện. Chi phí, lợi ích từ việc chuyển đổi số của mỗi phòng ban đều phải lên kế hoạch trước khi thực hiện.
4. Quyết đoán trong việc áp dụng công nghệ
Chuyển đổi số có thành công hay không không nằm ở trên các kế hoạch và dự báo mà chỉ thực sự có kết quả khi doanh nghiệp bước những bước đầu tiên. Việc lựa chọn các công nghệ mới và phù hợp là vô cùng quan trọng, đồng thời cũng cần đánh giá hiệu quả, cân nhắc các điều kiện hiện có, giữa chi phí đầu tư và lợi ích mang lại. Với điệu kiện phát triển hạ tầng và công nghệ của Việt Nam hiện nay thì việc lựa chọn các công nghệ mới, hiện đại bậc nhất để đón đầu xu thế và tạo lợi thế cạnh tranh là hoàn toàn khả thi.
Công ty có thể bắt đầu số hóa từ những tác vụ cơ bản với những phần mềm công cụ nhỏ giúp giải phóng sức lao động cho nhân viên. Ví dụ như phầm mềm gửi phiếu lương tự động ePL. Nó đơn giản chỉ là một công cụ nhỏ giúp gửi phiếu lương hàng loạt qua mail tự động nhưng có thể giúp kế toán thoát khỏi nhiệm vụ gửi phiếu lương nhàm chán và tốn thời gian hàng tháng.
Phần mềm gửi phiếu lương tự động ePL
5. Phân tích & quản lý dữ liệu
Sự phát triển của công nghệ đã đặt ra những thách thức chưa từng có về lưu trữ, phân tích và sử dụng dữ liệu. Doanh nghiệp giờ đây cần đến những công cụ xử lý chuyên nghiệp để có khả năng chuyển đổi dữ liệu thành tài sản vốn, biến những con số vô tri thành con số “biết nói”. Do đó, việc thu thập, quản lý và sử dụng thông tin một các hệ thống, rõ ràngvà khoa học là một bài toán cấp bách cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các hệ thống sản xuất lớn.
Một ví dụ có thể tham khảo là ứng dụng số hóa dữ liệu trong hệ thống quản lý và sản xuất sản phẩm quy mô lớn của nhà máy LIXIL tại Việt Nam. Công ty đã sử dụng phần mềm TraXem SCM, do công ty VietSoftware International phát triển. Phần mềm hỗ trợ quản lý sản phẩm từ dây chuyền sản xuất bằng QR code và lưu trữ dữ liệu với hệ thống ứng dụng công nghệ Blockchain. TraXem SCM không chỉ giúp nhà sản xuất, cơ quan nhà nước và các đại lý phân phối có thể kiểm soát dữ liệu và chất lượng sản phẩm mà chính người sử dụng cũng có thể dùng ứng dụng di động để tra xuất nguồn gốc và thông tin sản phẩm.
Từ các dữ liệu thu thập được, phần mềm có thể đưa ra các báo cáo, dự báo về bán hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Kết luận
Hành trình chuyển đổi số là con đường không phải lúc nào cũng trải đầy hoa hồng mà đòi hỏi doanh nghiệp, đặc biệt là những người lãnh đạo phải có bản lĩnh và tầm nhìn dài hạn. Muốn đi nhanh ta có thể đi một mình nhưng muốn đi xa chúng ta phải đi cùng nhau. Để có thể chuyển đổi số thành công thì chúng ta cần đến sự hợp tác và cùng vào cuộc của cả doanh nhiệp, các công ty công nghệ cùng các cơ quan quản lý và ban hành chính sách.
